Ich werde in meinem beruflichen Alltag immer wieder mit der Frage konfrontiert, wie denn eigentlich ein guter, digitaler Geschäftsprozess aussieht. Ich denke du kennst diese Frage auch und ich diesem Beitrag möchte ich dir eine kleine Hilfestellung zur Beantwortung der Frage geben. Der deutsche Begriff „Digitalisierung“ kann nämlich sehr vielfältige Bedeutung haben und somit manchmal in die Irre führen. Ein Modell zur Bestimmung der digitalen Reife eines Prozesses ist gefragt…

„Digitalisierung“ ist nicht „Digitalisierung“

„Digitalisierung“ ist nicht immer gleich „Digitalisierung“. Warum das so ist und was potentielle Unterschiede sind lässt sich bei einem Blick in die englische Sprache erklären. Im Englischen finden wir zwei Begriffe, die im Deutschen beide unter „Digitalisierung“ verstanden werden. Auf der einen Seite „Digitization“ und auf der anderen „Digitalization“. Auf den ersten Blick kein großer Unterschied, aber wie immer liegt der Teufel im Detail.

Während „Digitization“ wie folgt beschrieben wird:

digitization is creating a digital (bits and bytes) version of analog/physical things such as paper documents, microfilm images, photographs, sounds and more

geht es bei „Digitalization“ schon um wesentlich mehr:

digitalization most often refers to enabling, improving and/or transforming business operations and/or business functions and/or business models/processes and/or activities, by leveraging digital technologies and a broader use and context of digitized data, turned into intelligence and actionable knowledge, with a specific benefit in mind.

Letzteres ist wohl eher passend, wenn wir uns im Zeitalter der Digitalisierung der Frage widmen, wie eigentlich ein guter, digitaler Geschäftsprozess aussieht. Erweitern wir dies um eine strategische Perspektive hin zu neuen, digitalen Geschäftsmodellen und Berücksichtigung der drei wesentlichen Faktoren „Business“, „Technologie“ und „Menschen“, so kommen wir zur digitalen Transformation.

Ein paar Beispiele… 

Wenn bislang analog erfasste bzw. dezentral gespeicherte Informationen (zum Beispiel ein ausgefülltes Formblatt oder eine Checkliste in Excel) ab sofort in digitaler Form auf einem Fileserver abgelegt werden, dann heißt das noch lange nicht, dass der Prozess dadurch effizienter oder gar sicherer ablaufen kann.

Sollte das Formblatt / die Checkliste allerdings durch eine system-seitige Lösung (bspw. einen Workflow) abgelöst werden, der durch eine hohe Integration in die vorgelagerten Prozesse automatisch gestartet wird, die Mitarbeiter über neue Aufgaben informiert werden und ihnen am besten noch eine zeit- & ortsunabhängige Möglichkeit zur Erledigung der Aufgabe gegeben werden, dann lassen sich sehr wohl Effizienzsteigerungen vermuten. Anstelle eines Office-Dokumentes wird auf eine integrierte Datenbank-Lösung gesetzt.

Zwischen „reiner File-Ablage“ und „vollständig automatisiertem Prozess“ liegt eine große Grauzone, die es erfordert von Fall zu Fall eine entsprechende Bewertung zu vollziehen. Was dabei helfen kann sind standardisierte Reifegradmodelle wie bspw. folgendes:

Reifegradmodell Digitale Geschäftsprozesse (bitkom 2020)

Ein durchaus passendes Reifegradmodel wurde von der bitkom entwickelt und betrachtet den digitalen Reifegrad von Prozessen anhand von vier Hauptkategorien, die wiederum in Unterkategorien unterteilt wurden:

  1. Technologie
  2. Daten
  3. Qualität
  4. Organisation

Folgende Grafik visualisiert das Model und eine mögliche Darstellungsform der Erhebungsergebnisse:

Reifegrad Digitale Geschäftsprozesse – bitkom 2020

Neben einem Leitfaden für das Model wird auch eine Checkliste als XLS File zur Verfügung gestellt.

Hervorheben möchte ich an dieser Stelle, dass ich es sehr richtig und wichtig finde, in einer solchen Betrachtung den Faktor „Organisation“ und damit auch den Faktor „Mensch“ nicht außer acht zu lassen, denn: Um gute digitale Geschäftsprozesse im Alltag leben zu können, ist es essentiell, dass die Mitarbeiter entsprechendes Wissen über den Prozess, die eingesetzten Technologien und erforderlichen Daten besitzen. Die Kategorie „Change Management“ greift dabei zudem wichtige Aspekte der „digitalen Kultur“ auf. So zum Beispiel die Förderung einer bestimmten Offenheit gegenüber & Akzeptanz für digitale Prozesse.

Alle relevanten Informationen zum bitkom Reifegradmodel „Digitale Geschäftsprozesse“ findet ihr unter folgendem Link: https://www.bitkom.org/Bitkom/Publikationen/Reifegradmodell-Digitale-Geschaeftsprozesse

Fazit

Wie digital ein Prozess bereits ist und wie weit dessen Digitalisierung voran geschritten ist, ist oftmals nicht einfach. Doch Reifegrad-Modelle können die Beantwortung unterstützen und liefern häufig nochmals zusätzlichen Denkanreiz. Das Reifegradmodell der bitkom ist eine gute Möglichkeit einen ersten Schritt in Richtung digitaler Reife in einzelnen Prozessen – sogar dem ganzen Unternehmen – zu gehen. Und eins ist und bleibt klar: die reine Ablage von Office Dokumenten an einem bestimmten Speicherort ist keinesfalls Digitalisierung im Sinne von „Digitalization“.

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