Prozesse sind die Grundlage für all unsere Digitalisierungsvorhaben. Denn Klarheit über die eigenen Abläufe bedeutet auch Klarheit darüber wie IT-System eingestellt und mit einander verbunden werden müssen. Erfahren Sie mehr dazu und weshalb ein adäquates Prozessmanagement für die digitale Transformation von Nöten ist in diesem Beitrag.
Eine Definition des Begriffs „Prozess“ vorweg:
Ein Prozess stellt eine logisch-zeitliche Struktur zwischen Aktivitäten dar. Ein Prozess wird durch ein oder mehrere Startereignisse ausgelöst, verbraucht Input und liefert ein oder mehrere Ergebnisse (Output). (BPM CBOK V3)
Klarheit über Prozesse zu besitzen bedeutet im gleichen Moment auch Klarheit über seine Abläufe im Unternehmen sowie über die einzelnen (Arbeits-)Schritte zu erhalten, welche erforderlich sind ein (oder mehrere) gewünschtes Ergebnis für einen bestimmten Kunden zu produzieren. Dabei versteht man den „Kunden“ nicht nur als externen Geschäftspartner der außerhalb der Organisation angesiedelt ist. Nein, es geht auch um interne Kunden wie bspw. eine andere Abteilung oder ein anderes Team, welches wiederum dieses Ergebnis braucht als Input für die nächsten Schritte. Hieraus ergibt sich eine lange Kette einzelner Aktivitäten, einzelner Prozesse, die im Endeffekt das vom wirklichen Endkunden gewünschte Ergebnis erzeugen.
Doch was hat das nun mit der digitalen Transformation zu tun? Die digitale Transformation ist mehr als eine reine Digitalisierung von Arbeitsschritten oder einzelnen Informationen (bspw. informationstechnische Speicherung von Informationen die bislang nur auf einem papierbasierten Formblatt erfasst wurden).
So werden in der digitalen Transformation Lösungen gesucht oder auch Probleme neu aufgerollt, die mit Hilfe von Technologie gelöst werden. So wird das Papier nicht einfach digitalisiert und dann verarbeitet, sondern es wird z.B. überlegt ob man den Prozess noch braucht oder ob dieser nicht mit Hilfe einer neuen Technologie vereinfacht werden kann. (Benjamin Talin)
Wir wollen also (im geschäftlichen Sinne) erreichen, dass für den Endkunden ein besseres Produkt oder eine höhere Qualität erzeugt wird. Wir möchten unsere Produkte und Dienstleistungen schneller zur Verfügung stellen und dabei mit einer möglichst geringen bzw. konkurrenzfähigen Kostenstruktur agieren. Wir möchten also bestehende Probleme oder Optimierungspotentiale mit Hilfe von neuen, aufeinander abgestimmten Technologien lösen.
Die drei genannten Aspekte – eine Qualitätssteigerung, eine Kostenreduktion bei geringerer Durchlaufzeit mit dem Ziel einer verbesserten Kundenzufriedenheit – stellen dabei klassische Performance-Kriterien von Prozessen dar. Sie dienen der Beschreibung des Prozessergebnisses.
Die digitale Transformation kann nur funktionieren, wenn wir die gesamte Prozesskette (auch End-2-End-Prozess genannt) betrachten und uns dabei die Frage stellen: An welchen Stellen können wir mit Hilfe digitaler Technologien ein bestehendes Problem lösen bzw. eine integrierte Lösung schaffen, die uns im Hinblick auf das Prozessergebnis (Time, Cost, Quality) einen entscheidenden Mehrwert – und damit auch Marktvorteil – liefert?
Uwe Feddern der BPM&O hat vor einiger Zeit ein e-Book mit dem Titel „Digitale Transformation prozessorientiert umsetzen“ verfasst. Es ist ein Leitfaden, der viele der auch hier angesprochenen Aspekte aufgreift. Für jeden, den das Thema interessiert ist das kurze Buch sehr empfehlenswert!
Nur durch den konsequenten Einbezug von Prozessen ist eine durchgängige und zügige Digitalisierung möglich. In der prozessorientierten Organisation wird deshalb die digitale Strategie über die Prozesse umgesetzt
Uwe Feddern – Digitale Transformation prozessorientiert umsetzen (Kap. 7)
(„Prozess folgt Strategie“).
Ich denke es wird ziemlich schnell und gut klar: Durch ein adäquates Prozessmanagement werden die Weichen (Enabler) für eine erfolgreiche digitalen Transformation gestellt. Oftmals wird in den Unternehmen und Organisationen dieser wichtiger Fakt nicht erkannt oder vernachlässigt, wodurch das Ergebnis der entsprechenden Initiativen für Mensch und Unternehmen nicht besonders positiv ausfällt.
Wer sich aufmerksam mit den verschiedenen Artikeln, Blog-Beiträgen und der Fachliteratur im Prozessmanagement beschäftigt, der wird zudem schnell feststellen, dass es sich hier nicht nur um meine Meinung handelt, sondern es (neben dem bereits oben erwähnten e-book) vielerlei Beiträge gibt, die in eine sehr ähnliche Richtung abzielen.
Ein weiteres Beispiel stellt dabei ein relativ aktueller Artikel im Portal „Der Prozessmanager“ dar. Im Artikel werden auch die aktuellen Herausforderungen im Prozessmanagement gut aufgegriffen:
https://der-prozessmanager.de/aktuell/publikationen/kein-erfolg-ohne-richtige-geschaeftsprozesse
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