Häufig werde ich gefragt, ob mich die virtuelle Arbeit in Zeiten der Corona-Pandemie einschränkt. Speziell die Durchführung von virtuellen Prozessworkshops wird doch manchmal als „unmöglich“ bezeichnet. In diesem Beitrag möchte ich dir meine Tipps und Tricks mitteilen, wie auch du effektive und effiziente Prozessworkshops zur Erhebung bzw. Modellierung eines Prozesses virtuell durchführen kannst.

Vorab – Was ist denn eigentlich ein „Prozessworkshop“?

Ein Prozessworkshop dient dazu, einen bestehenden oder einen neuen Prozess sowie die bestehenden Probleme mit ihm (bspw. in der Zusammenarbeit verschiedener Abteilungen) transparent zu machen und Verbesserungspotentiale zu identifizieren. Oftmals werden Prozessworkshops auch als eine Art „Erhebungsmethode“ genannt. Wenn du einen Prozessworkshop mit den verschiedenen Beteiligten an einem Prozess durchführst, dann hat das die folgenden Vorteile für dich und das gesamte Team:

• • du erfährst in einer Sitzung den Prozessablauf aus mehreren Blickwinkeln
  • du kannst die größten und wichtigsten „Baustellen“ in einem Prozess erkennen
  • du wirst unterschiedliche Wahrnehmungen des Prozesses entdecken

In Summe hat ein Prozessworkshop somit folgende Ziele:

• • Die Teilnehmer sind sich der Ziele des Prozesses bewusst.
  • Die Teilnehmer lernen den Prozess als „größeren Zusammenhang“ kennen.
  • Es wurden untereinander wichtige Hinweise ausgetauscht.
  • Lösungen für offensichtliche Probleme konnten direkt gefunden und entsprechende Gegenmaßnahmen definiert werden.

Prozessworkshops eignen sich besonders dafür einen ersten Überblick über einen Prozess zu erhalten und bspw. für das anstehende Optimierungsprojekt eine motivierende Kommunikation zu betreiben. Es ist wichtig sich im Workshop nicht auf Sonderfälle zu konzentrieren, sondern den Standardablauf zu betrachten. Nur so können gute Ergebnisse erzielt und das Team fokussiert bleiben.

Worin liegt der Unterschied zwischen Präsenz- und virtuellen Veranstaltungen?

1. 1. Erschwerte non-verbale Kommunikation
      

      Durch die erschwerte non-verbale Kommunikation zwischen den Teilnehmern besteht die Notwendigkeit diese zu kompensieren. Dies gelingt durch den Einsatz von Methoden und die Moderation der Veranstaltung. 

   2. Fokus auf sozialer Ebene der Moderation erforderlich
      

      Eine Konsequenz hieraus ist der Fokus des Moderators auf die soziale Ebene zwischen den Teilnehmern. Als Moderator ist es eine wesentliche Aufgabe den Austausch zu ermöglichen und zu fördern, dabei den Rahmen der Veranstaltung zu wahren. 

   3. Klare Zielsetzung für die Veranstaltung sowie die technischen Möglichkeiten
      

      Aufgrund der veränderten Möglichkeiten des Austausches kommt dem Moderator die Rolle zu, die Ziele des Webmeetings vorab zu konkretisieren und die zur Erreichung passenden technischen Möglichkeiten für die Umsetzung auszuwählen.

   4. Andere Form der Interaktion notwendig
      

      Da die Ebene der non-verbalen Kommunikation fehlt, ist das Ziel des Moderators diese Kommunikationskanäle durch andere in der virtuellen Veranstaltung verfügbare Kommunikationsmöglichkeiten zu ersetzen. 

   5. Klare Regeln für die Veranstaltungen notwendig
      Für routinierte Teilnehmer aber auch ganz besonders für „virtuelle Anfänger“ ist es sehr hilfreich Regeln für die Teilnahme an der jeweiligen Veranstaltung zu erhalten. 

Nachdem du nun weißt, was eigentlich ein Prozessworkshop ist und worin die wesentlichen Unterschiede zu einer Präsenzveranstaltung liegen, möchte ich dir meine persönliche Erfahrung mit virtuellen Prozessworkshops mitteilen und dir ein paar Tipps und Tricks an die Hand geben.

Erster (genereller) Knackpunkt: Vorbereitung

Dass du Veranstaltungen sorgfältig vorbereiten solltest, brauche ich dir nicht erzählen. Aber vielleicht den Aspekt, dass der Vorbereitung gerade bei virtuellen Veranstaltungen nochmal ein besonderer Aspekt zukommt. Denn neben der Zielsetzung des Workshops, neben der Überlegung wer eigentlich eingeladen werden sollte, neben einer Agenda für die Ablauf musst du dir auch gründliche Gedanken über den Methoden- & Tool-Einsatz machen. Es funktioniert ja nicht mehr so wirklich mit Zetteln und Papier, ein paar Post-It’s und Markern aufzutauchen und mit einem Prozessmodell wieder nach Hause zu gehen.

Eine kleine Umfrage einzubauen – bspw. per Mentimeter – fördert die Interaktion der Teilnehmer. Mit offenen Fragen Beteiligung anzuregen oder mit Hilfe einer virtuellen Pinnwand eine Kartenabfrage zu gestalten sind die Fragen, die es nun zu beantworten gilt. Ein paar dieser Fragen greife ich nachher noch einmal auf.

Zweiter (virtueller) Knackpunkt: Macht die Kamera an!

In einem Webmeeting, einem virtuellen Training oder auch einem virtuellen Prozessworkshop sollten alle Teilnehmer ihre Kamera an haben. Solange du die Veranstaltung nicht aufzeichnest, musst du aus Datenschutz-Gründen auch kein „schriftliches“ OK der Teilnehmer einholen.

Natürlich darf niemand zu etwas gezwungen werden. Aber mal ehrlich: Kennst du jemanden, der mit einer Papier-Tüte über dem Kopf zum Vorstellungsgespräch geht? Ich nicht! Weshalb dann also in virtuellen Veranstaltungen die Kamera aus lassen?

Kamera an = ein sicheres Umfeld und virtuelle Nähe schaffen. Mit ein bisschen Übung wird es dir auch leichter fallen die non-verbale Kommunikation etwas aufzufangen, denn typische Verhaltensmuster erkennst du nicht nur am Gesagten oder der Interaktionsfreudigkeit deiner Teilnehmer. Somit beugst du und deine Teilnehmer der sogenannten „Zoom-Fatigue“ vor.

Dritter (virtueller) Knackpunkt: Visualisierung

Visualisieren ist das A und O in der Teamarbeit. Genau wie im Präsenzworkshop, wo du mit Brown-Papier und Flipchart ein Meisterwerk an die Wand gezaubert hättest, bedarf es auch in virtuellen Veranstaltungen einer Visualisierung. Sei es zur Darstellung / Modellierung des erfassten Prozessablaufs oder zum Aufzeigen der Agenda.

Ein Bild sagt bekanntlich mehr als tausend Worte und wir Menschen verstehen und behalten Dinge viel eher, wenn wir sie sehen und hören – also mit möglichst vielen unserer Sinne erfassen können. 

Und das geht auch virtuell! Klebezettel schreiben und an eine virtuelle Pinnwand hängen (lassen), Prozesse per Screensharing modellieren und diskutieren, Trainingsinhalte mit Hilfe von Videos aus dem Netz untermauern, und vieles mehr…

Doch tue mir einen Gefallen. Ärgere die Teilnehmer nicht mit deinem Powerpoint-Bildschirm. Per Screensharing zu arbeiten ist die denkbar ungünstigste Form (in der virtuellen Arbeitswelt) Interaktion zu fördern – denn es tippt, es schreibt und zeigt ja immer nur einer. Deshalb besser andere Tools raus suchen, üben, ausprobieren und los geht’s!

Vierter (virtueller) Knackpunkt: Interaktion

Wie bereits angesprochen ist die Interaktion der Teilnehmer im virtuellen Raum eine ganz andere als wenn du physisch mit ihnen in einem Raum sitzen würdest. Klar, man ist räumlich von einander getrennt und der ein oder andere traut sich eventuell auch nicht das Mikro ein zu schalten, um einen Beitrag zu leisten. Aber keine Sorge, mit ein bisschen Übung, den richtigen (offenen) Fragen und der Fähigkeit auch mal „die Stille virtueller Veranstaltungen“ auszuhalten werden deine Veranstaltungen ein Erfolg. Virtuelle Umfragen zu starten, den einzelnen Teilnehmern einen aktiven Part (im Sinne eines Agendapunkt) übergeben, zum Handeln auffordern („zeig es mir mal, was du meinst“) und viele weitere Dinge helfen dir dabei die Interaktion zu fördern.

Fünfter (virtueller) Knackpunkt: Moderation & TimeBoxing

Vermutlich ist es dir in den vorherigen Knackpunkten schon klar geworden: Der Moderation virtueller Veranstaltungen kommt eine andere, erweiterte Bedeutung zu. Neben den Dingen, die im Rahmen der Vorbereitung erfolgen müssen und bspw. die Auswahl unterschiedlicher Methoden und Techniken betreffen, kommt es natürlich auch auf das Organisations- und Kommunikationstalent des Moderators in der eigentlichen Veranstaltung an. Interaktion zu fördern oder auch Teilnehmerbeiträge unterbrechen zu müssen ist manchmal leichter gesagt als getan. In einer Präsenzveranstaltung konnte man sich als Moderator viel eher auf den Inhalt konzentrieren, was nun immer schwieriger wird. Nichts desto trotz ist es eine Sache der Übung. Mit der Zeit weisst du wie du virtuelle Prozessworkshops am besten durchführen kannst und worauf (oder auch wen) du besonders achten musst. Je reifer zudem das Team ist mit dem du arbeitest, um so eher kannst du dich auch wieder auf die inhaltlichen Aspekte konzentrieren.

Zu guter letzt ein sehr wichtiger Tipp: Extremes Time-Boxing. Was heißt das? Du solltest stets darauf achten im gesetzten Zeitrahmen zu bleiben. Nichts ist schlimmer als deine Teilnehmer zum Ende der Veranstaltung hin zu verlieren, da sie an einem Folgetermin teilnehmen müssen oder die Zusammenfassung des Prozessworkshops zu vermasseln. Also wieder ein Aspekt der Planung und Moderation. Bleibe im Zeitfenster und plane ausreichend Pausen ein (Faustregel: jede Stunde 10 Minuten Pause), dann wird es für alle eine angenehme Sache.

Mein Fazit: Es klappt (sogar oftmals besser)!

In Summe kann ich dir nur sagen, dass mir virtuelle Prozessworkshops sogar teilweise besser gefallen als Präsenz-Veranstaltungen. Denn sie sind so schön effizient. Mit der gewissen Übung kannst auch du solche Veranstaltungen auf den Punkt und für alle angenehm gestalten, vorbereiten, durchführen und nachbereiten. Gerade die Nachbereitung solcher Workshops wird dir schnell leichter fallen als die Anfertigung eines „Foto-Protokolls“ oder ähnlichem, denn viele Tools erlauben dir einen einfachen Export der erarbeiteten Ergebnisse. Bei vollem Terminkalender ist das ein besonders großes Plus für  virtuelle Veranstaltungen. Und wie immer gilt: Übung macht den Meister!

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