Bei meiner Tätigkeit im Business Process Management werde ich oftmals gefragt was eigentlich eine Prozesslandkarte ist, was der Sinn und Zweck dieser grafischen Darstellung der Unternehmensprozesse ist. Dieser Frage möchte ich in diesem Beitrag näher auf den Grund gehen und dir einen kleinen Einblick in dieses „Tool bzw. Medium“ gewähren.

Zu Beginn eine kurze Definition was eine Prozesslandkarte eigentlich ist:

Eine Prozesslandkarte bildet die Zusammenhänge von über- und untergeordneten Prozessen auf einer bestimmten Detaillierungsstufe ab (z.B. Gesamtunternehmen oder Teilbereich).
(BPM CBOK V3)

Warum ist eine solche Landkarte so wichtig? Die grafische Darstellung der groben Unternehmensprozesse bieten Orientierung für Mitarbeiter, Führungskräfte aber auch externe Partner (wie bspw. Auditoren für entsprechende Managementsysteme). Die Prozesslandkarte ist zudem weichtige Grundlage um Verantwortlichkeiten im Prozessmanagement zu definieren. Hierbei geht es um die Fragen: Wer gestaltet den Prozess eigentlich oder wer ist für seine Durch- / Ausführung verantwortlich? Sie liefert erste Aussagen zu prozessualen Zusammenhängen innerhalb der Organisation sowie oftmals auch einer chronologischen Abfolge.

Braucht man eine Prozesslandkarte heute noch? Ja! Auf jeden Fall, denn sie ist zudem auch eine wichtige Kommunikationsgrundlage für die Arbeit mit verschiedenen Teams und Akteuren im Unternehmen. Gerade in Zeiten der virtuellen Zusammenarbeit sagt ein Bild (in diesem Fall die grafische Darstellung der groben Prozesse) mehr als Tausend Worte.

Doch wie gestalte ich eine passende Prozesslandkarte? Dabei gilt es stets mit der Sichtung der Unternehmensstrategie und und dem verfolgten Geschäftsmodell zu beginnen. Bei der Definition der groben Prozesse, die auf die Strategie einzahlen und das Geschäftsmodell abbilden, gilt es immer eine Sichtweise von der Kundenanforderung bis zur Kundenzufriedenheit einzunehmen.

Zwei Grundsätze gilt es – aus meiner Sicht – bei der Gestaltung einer Prozesslandkarte zu berücksichtigen: „Struktur geht vor Detail“ & „Weniger ist oftmals mehr“. Das bedeutet, dass es wichtiger ist, den Zusammenhang mit der Unternehmensstrategie und dem Geschäftsmodell stimmig darzustellen, anstatt alle möglichen Details zu berücksichtigen. Diese Details können immer noch in den detaillierteren Sichtweisen auf die einzelnen Prozesse ergänzt werden. Ein gutes Beispiel einer schlichten, keinesfalls überfrachteten Prozesslandkarte stammt von der SAP AG:

Klassischer Weise wird innerhalb der Prozesslandkarte eine Unterscheidung in Management-, Kern- und Unterstützungsprozesse vorgenommen. Eine Beschreibung zu den genannten Arten von Prozessen könnt ihr beispielsweise auf folgender Internetseite finden: https://www.controlling.tu-clausthal.de/qualitaetsmanagement-in-der-verwaltung/informationen-zum-prozessmanagement/was-sind-kern-management-und-unterstuetzungsprozesse/

Ob eine solche Unterscheidung sinnvoll ist muss in der jeweiligen Organisation selbst entschieden werden. Meiner Meinung nach muss sich Prozessmanagement auf die wertschöpfenden Kernprozesse fokussieren und darf nicht den Anspruch tragen alle Unternehmensprozesse bis ins kleinste Detail „dokumentieren“ zu müssen, denn das raubt nur die Zeit für die wirklich wichtigen, Mehrwert-stiftenden Aspekte des Prozessmanagements. Aus diesem Grund würde aus meiner Sicht ein reiner Vermerk innerhalb der Prozesslandkarte á la „es gibt auch Managementprozesse“ ausreichen. Doch auch, wenn wir mittlerweile das Jahr 2021 schreiben, scheiden sich an dieser Ansichtsweise noch oftmals die Geister.

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