Prozessmanagement-Lebenszyklus: Was alles drin stecken sollte…

Sofern ihr euch schon etwas länger mit den Herausforderungen im Prozessmanagement beschäftigt habt kennst du ihn schon: Den Prozessmanagement-Lebenszyklus. Dieser Zyklus ist ein Vorgehensmodell im Prozessmanagement und bietet bei der Arbeit mit Prozessen oftmals eine gute Orientierung und Struktur. Was aus meiner Sicht in diesem Zyklus enthalten sein muss, erfährst du in diesem Beitrag.

Es gibt vielerlei Prozessmanagement-Lebenszyklus-Darstellungen, die man so im Internet oder der einschlägigen Literatur findet. Jedes Unternehmen wandelt die Inhalte oftmals auf die eigenen Bedürfnisse ab. Je nach Struktur des Managementsystems kann es sogar vorkommen, dass einzelne Phasen fehlen. An der ein oder anderen Stelle führt das zu Verwirrung und das ist der Grund, warum ich dir in diesem Beitrag zeigen möchte, welche Phasen und Aufgaben meines Erachtens in einen vollständigen Zyklus gehören.

Wer ein wenig in der Literatur wühlt, findet vermutlich schnell zum Buch „Prozessmanagement für Experten“ aus dem Springer Verlag. Der im Buch enthaltene Lebenszyklus sieht die folgenden Phasen vor, an denen ich mich auch in meiner weiteren Beschreibung orientieren werde:

1. 1. Prozess-Strategie
   2. Prozessdokumentation
   3. Prozessoptimierung
   4. Prozessumsetzung
   5. Prozessdurchführung
   6. Prozesscontrolling

Mir persönlich enthalten die gewählten Schlagworte allerdings zu wenig Inhalt. Sie sind nach meinem Erachten zu allgemein formuliert und es gehen wesentliche Aspekte, allein schon in dieser oftmals herangezogenen und damit sehr wertvollen Übersicht verloren.

Eine bessere Umschreibung der Phasen sieht meines Erachtens wie folgt aus:

1. 1. Strategie & Konzeption

      Denn es geht hier nicht nur um die Strategie einzelner Prozesse, sondern auch um die Konzeption des eigenen Prozessmanagements inklusive Leitsätzen, Werten und Prinzipien. Natürlich alles ausgerichtet auf die Erfüllung der gesetzten Unternehmensstrategie. Unter das Schlagwort „Konzeption“ im Sinne des Prozessmanagements würde ich auch die Gestaltungsfrage einer Prozesslandkarte packen und ein adäquates Rollenmodell.
      
      

   2. (Prozess-) Design & Dokumentation

      Neben der allgemeinen Dokumentation von Prozessen gilt es sich in der zweiten Phase auch grundsätzliche Gedanken über die Gestaltung (somit das Design der Prozesse) zu machen. Natürlich müssen hier die vorhandenen Prozesse aufgenommen werden, aber alleine die Tatsache, dass wir von vorhandenen Prozessen sprechen ist ja schon eine Design-Klassifizierung in Richtung von „Ist-Prozessen“. Das reine Schlagwort der „Dokumentation“ führt aus meiner Sicht nicht zu besonders hoher Klarheit über die relevanten Aufgaben innerhalb dieser Phase.
      
      

   3. Analyse & Optimierung

      Bevor ich etwas optimieren kann, muss ich mich natürlich mit den Details zu bestimmten Aspekten beschäftigt haben. Im Fall von Prozessen bedeutet die Optimierung von Abläufen im gleichen Zuge auch die Analyse der bestehenden Situation. Sei es durch eine SWOT-Betrachtung oder die Sichtung vorhandener externer Prozessanforderungen bspw. durch bestehende Normen oder rechtliche Aspekte.
      
      

   4. Implementierung & Umsetzung

      Nach dem ein entsprechendes Soll-Prozessdesign entworfen wurde, man Klarheit darüber besitzt was sich ändern muss, um bspw. besser zu werden, gilt es die Prozesse einzuführen. Bei dieser Implementierung wird das neue Soll-Prozessdesign in die Realität umgesetzt. Alleine dem Wortlaut der „Implementierung“ wird meines Erachtens ein wichtiger Aspekt klar: Es geht hier darum neue Dinge in die Organisation einzuführen. Es gilt die Aspekte des Change Managements zu berücksichtigen und Co. Eine reine „Umsetzung“ im Sinne von Realisierung ist mir irgendwie zu technisch gesehen.
      
      

   5. Ausführung & Betrieb

      Prozesse müssen regelmäßig aus- oder durchgeführt werden. Aber nicht nur Prozesse gilt es durchzuführen, auch der Betrieb des ganzen Prozessmanagementsystems (i.w.S. der Prozess-Governance) gilt es sicherzustellen. Jeder kennt das, im Tagesalltag gibt es immer wieder Erfordernisse bspw. Prozesse anzupassen oder neu identifizierte Probleme zu lösen. Die entsprechende Steuerung der Prozesse oder des Managementsystems wird auch nochmal in der folgenden Phase fokussiert.
      
      

   6. Feedback & Controlling

      Es geht nicht nur um die Steuerung laufender Prozesse. Dies würde eine reine Betrachtung des Controlling-Aspekts darstellen. Es geht auch – und das ist wichtiger denn je – um das Feedback der involvierten Personen innerhalb der Prozesse. Nur so lässt sich ein adäquater, kontinuierlicher Verbesserungsprozess anstreben und das ist es ja, was wir als Ziel verfolgen. Die Schwarm-Intelligenz aller Mitarbeiter nutzen, um flexibel auf Veränderungen reagieren zu können und stetig besser zu werden mit dem was wir tun.

Weshalb ist der Zyklus aber so interessant für die Arbeit im Prozessmanagement?

Dafür gibt es aus meiner Sicht mehrere Gründe. Auf der einen Seite verrät er dir und deinem Team auf Anhieb, wie eine gewisse Schrittfolge von einzelnen Aufgaben zu durchlaufen ist, um an das Ziel des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses zu gelangen. Auf der anderen Seite stellt er als nicht endender Zyklus immer wieder heraus, dass man nur sehr begrenzt sagen kann „Ich bin jetzt fertig mit diesem Prozess“. Die Rahmenbedingungen wie bspw. eine Unternehmensstrategie oder externe Einflüsse ändern sich so schnell und unterliegen einem ständigen Wandel, dass es sich immer wieder lohnt „von Vorne einzusteigen“. Last but not least, der Prozessmanagement-Lebenszyklus ermöglicht eine gute Verortung laufender, interner Projekte. Wenn es bspw. um die Einführung eines neuen ERP-Systems geht, so sind diese Projektaktivitäten vorrangig in der Lebenszyklus-Phase „Analyse & Optimierung“ sowie „Implementierung & Umsetzung“ anzusiedeln.

Noch ein kleiner Tipp zum Schluss des Beitrags. Die Webinaraufzeichnung der Firma BOC Group zur Implementierung eines Geschäftsprozessmanagements greift die zuvor niedergeschriebenen Gedanken zum Vorgehensmodell des Prozessmanagement-Lebenszykluses gut auf. Zudem enthält das Video noch einige andere Tipps & Tricks, Erfolgsfaktoren und indirekt natürlich auch Fallstricke bei der Einführung von Prozessmanagement.

Eine vollständige Beschreibung erhaltet ihr unter folgendem Link:
https://de.boc-group.com/gpm-jetzt-starten

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