Du suchst nach einer einfachen Möglichkeit dein BPM-Projekt zu strukturieren und inhaltlich aufzubereiten. Dann ist das BPM Billboard eine gute Möglichkeit. Es erleichtert dir den Einstieg ins Thema und greift alle wichtigen, grundlegenden Dinge auf, die zu einer umfänglichen BPM Initiative gehören. In diesem Artikel möchte ich dir das BPM Billboard kurz vorstellen und dir die Vorteile dieses „One-Pagers“ vorstellen.

Was ist das BPM Billboard?

Das BPM Billboard ist ein Werkzeug zur Planung und zum Scoping deiner BPM-Initiativen.

Es handelt sich um eine ganz grundlegende einseitige Präsentation, einen One-Pager also, auf dem die wesentlichen Aspekte eines BPM Projektes / einer BPM Initiative abgefragt und behandelt werden.

Du kannst dich mit Sicherheit daran erinnern, dass ich mal einen Beitrag zum Thema „Canvas-Technik“ erstellt habe und darin auch darauf hingewiesen habe welche Vorteile die gemeinsame Teamarbeit an einem solchen, strukturierten One-Pager hat. Das BPM Billboard ist ein solches Canvas und ebenfalls gut geeignet im Team genutzt zu werden. Um gemeinsam Post-It’s zu schreiben und zu platzieren und gemeinsame Ideen festzuhalten.

Durch Nutzung des BPM Billboards stellst du sicher, dass dein Projekt mit der Unternehmensstrategie in Einklang steht und alle relevanten Aspekte berücksichtigt werden. Dass der allgemeine Kontext des Projektes, aber auch der gesamten Organisation Berücksichtigung findet und du stellst zudem sicher, dass Klarheit über das erforderliche, interne Know-How existiert. Auch gibt es dir die Möglichkeit zur Zielerreichung weitere Projekte oder kleinere Arbeitspakete zu identifizieren und zu starten.

Welche Aspekte und Inhalte enthält das Billboard?

Auf dem Billbord gibt es verschiedene Abschnitte, um entsprechende Inhalte zu ergänzen. Das Ganze um dein Projekt / deine Initiative zu planen, aber auch um es nach dem Start immer mal wieder zu aktualisieren und damit bspw. bereits hervorgebrachte Ergebnisse kommunizieren zu können. Das BPM Billboard gliedert sich zu diesem Zweck wie folgt:

Strategie

Im Bereich der Strategie solltest du all die Dinge aufführen, die aus der Unternehmensstrategie oder aufgrund strategischer Überlegungen relevant für deine BPM-Initiative sind. Das können bspw. prozess-bezogene Inhalte der Strategie selbst sein oder abgeleitete Dinge, die den Bezug der Intiative herstellen

Kontext

Der Kontext der gesamten Unternehmung (bspw. die Branche oder das generelle Geschäftsmodell) sind auch ein wichtiger Bestandteil, den es zu berücksichtigen gilt, wenn du mit deinem BPM Projekt startest. Neben dem Kontext der Organisation selbst kann es aber auch der Projektkontext sein, den du hier vermerken kannst. Vielleicht ist deine BPM-Initiative ja ein Teil der digitalen Transformation des gesamten Unternehmens.

BPM Inhalten

Im mittleren Teil des BPM Billboard geht es nun um die Inhalte der BPM Initiative. Es sollte vermerkt werden mit welchen anderen Initiativen oder Vorhaben das Projekt im Einklang stehen sollte. Es geht um ein „Alignment“ von BPM mit … Bspw. kann auch das Business- & IT-Alignment ein wichtiger Bestandteil oder ein Ziel der Initiative sein. Es geht darum heraus zu finden welche die wichtigsten Governance Aspekte innerhalb der Initiative sind, denn bspw. ist ein Risiko-orientiertes Prozessmanagement an vielen Stellen ganz anders als ein eher kollaborativer Ansatz. Es können die relevanten Methoden und Tools vermerkt werden, die in der Initiative eine Rolle spielen werden. Eine ebenfalls sehr wichtige Fragestellung ist, ob es in der Initiative auch darum gehen soll moderne Technologien wie bspw. Robotic Process Automation oder KI einzuführen / einzusetzen. Last but not least – und das sollte niemals fehlen – geht es um den Faktor „Mensch“ sowie die Unternehmenskultur. In Prozessen zu arbeiten und zu denken bedingt immer auch eine notwendige Veränderung der Unternehmenskultur und essentieller Bestandteil jeder Kultur sind deren Mitglieder – somit die einzelnen Mitarbeiter. Was sind also die Dinge, die deine BPM-Initiative bzgl. dieser zwei Faktoren beinhalten sollte

Projekte

Wie schon kurz angesprochen steht eine BPM-Initiative / ein BPM-Projekt niemals alleine da. Im gleichen Zuge geht es entweder immer um relevante „Sub-Projekte“, die ebenfalls berücksichtigt werden müssen oder um „Nachbar-Projekte“ in dessen Einklang die eigene Initiative stehen muss. Mögliche „Sub-Projekte“ könnten bspw. die Analyse und Neugestaltung eines bestimmten, sehr wichtigen Prozesses sein oder die Einführung einer neue BPM-Suite.

Ergebnisse

Wenn deine Initiative gestartet wurde und du die ersten Ergebnisse verzeichnen kann, dann nutze sie! Nutze sie zur Kommunikation im Team, aber auch außerhalb. Dabei fokussiere dich nicht nur auf die großen Erfolge, denn die großen Schritte brauchen sehr lang. Viel eher solltest du auch die kleinen Erfolge nieder schreiben, feiern und kommunizieren.

Wer steckt hinter dem BPM Billboard?

Das BPM Billboard ist ein Gemeinschaftsprojekt verschiedener Universitäten zusammen mit der Firma Signavio. Namentlich sind es Prof. Dr. Jan vom Brocke, Prof. Dr. Michael Rosemann und Prof. Dr. Jan Mendling, die du als „Gesichter des BPM Billboards“ verzeichnen solltest.

Mehr zum Hintergrund des BPM Billboard kannst du auf der eigenen Website erfahren, die du über folgenden Link öffnen kannst: https://www.bpm-billboard.com

Was ist sonst noch wichtig?

Wenn dich das BPM Billboard und dessen Aufbau weiter interessiert, dann empfehle ich dir eines der aufgezeichneten Webinare anzuschauen. Eine Aufzeichnung findest du bspw. auf den Seiten der Firma Signavio, die das BPM Billboard auch in ihre Transformation Suite eingebaut haben. Das Video liefert dir nochmals vielerlei Hintergründe zum BPM Billboard und behandelt auch die Anwendung dieses One-Pagers. Die Aufzeichnung kannst du dir unter folgendem Link anschauen: Signavio Webinar BPM Billbord 

Ein letzter Tipp:

Du kannst dir das BPM Billboard kostenlos als gedruckte Version bei Signavio bestellen, um es physisch im Team – gemeinsam an der Wand – zu nutzen. Alternativ gibt es natürlich auch eine digitale Version zum Download. Um das Billboard zu erhalten registriere dich unter folgender Website und wähle aus, welche Version du erhalten möchtest. Ein sehr nettes Gimmick aus meiner Sicht und hilfreich zugleich:

https://www.signavio.com/de/downloads/kurzinfos/bpm-billboard/

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