Prozesse zu modellieren gehört zum Tagesalltag im Prozessmanagement dazu. Doch in welcher Form Prozessmodelle erstellt und visualisiert werden unterscheidet sich oftmals sehr stark. Individuelle Modellierungsnotationen haben Vor- & Nachteile, doch gerade in Zeiten der Digitalisierung ist Business- & IT-Alignment wichtiger denn je. Hier hilft die Nutzung der standardisierten Notation BPMN 2.0. Wie sie dabei hilft und was du sonst noch so zu BPMN 2.0 wissen sollte, findest du in diesem Beitrag.

BPMN 2.0 Kollaborationsdiagramm

Einleitung zu & Vorteile von BPMN 2.0

BPMN steht für „Business Process Model and Notation“ und ist eine standardisierte Art und Weise Prozessmodelle darzustellen. Die Notation wurde von der Object Management Group (OMG®) entwickelt und ist bei weitem mehr als eine reine Möglichkeit zur Prozessdarstellung. Die Version 2.0 von BPMN wurde im Jahr 2011 veröffentlicht. Doch warum lohnt es sich für mich nun einen Beitrag über BPMN 2.0 zu erstellen? Was sind die Vorteile dieser standardisierten Notation?

    • Der erste Vorteil lautet: Standard!
      Bei BPMN handelt es sich um einen wirklichen, anerkannten Standard zur Prozessmodellierung. BPMN gehört nicht irgendeiner Firma, sondern es stammt von einer Institution (dem OMG), die bereits durch andere weltweite Standards, wie bspw. UML, etabliert ist. Der BPMN Standard wird von vielen Softwareprodukten unterstützt – das heißt, du bist unabhängig von bestimmten Softwareprodukten oder einzelnen Anbietern.

    • Punkt Nummer 2: BPMN ist einfach!
      Das Prinzip hinter der BPMN ist recht einfach zu verstehen, weshalb auch du sehr schnell mit dieser Notation arbeiten kannst. Eine Hilfe in Form gesammelter YouTube Videos findest du im weiteren Verlauf des Beitrags.

    • Dritter Punkt: die Ausdrucksstärke
      Bei Bedarf kannst du mit BPMN genau (also im Detail) beschreiben, wie ein Prozess funktioniert. Dies ist jedoch schwieriger, als den Prozess nur grob zu beschreiben. Diese Art der präzisen Modellierung ist möglich, aber durch BPMN nicht zwingend vorgeschrieben. Perfekt geeignet, um die Interessen der verschiedenen Stakeholder abbilden zu können. Kleiner Verweis: Schau dir meinen Beitrag zum Thema „unterschiedliche Sichtweisen bei der Betrachtung von Prozessen“ an.

    • Last, but not least: die Umsetzung in IT- Systemen
      BPMN wurde in erster Linie zur Unterstützung der technischen Umsetzung von Prozessen („Prozessautomatisierung“) entwickelt. Die erstellten Prozessmodelle lassen sich also auch per Export und Import zwischen verschiedenen IT-Systemen austauschen. Das erleichtert die Arbeit und reduziert doppelte Eingaben enorm.

Je wichtiger das Thema „IT & IT-System“ für ein Unternehmen ist, desto hilfreicher wird der Einsatz von BPMN.

Wie modelliert man Prozesse in BPMN 2.0?

Wie oben bereits angekündigt möchte ich die hier eine kleine Hilfestellung zur Modellierung von Prozessen in BPMN 2.0 geben. Grundsätzlich bestehen BPMN Prozesse aus Ereignissen, Aktivitäten, Entscheidungen, Rollen in Form von Swimlanes und weiteren Details. Das ist vermutlich nichts Neues für dich. Doch im Laufe der vergangenen Jahre hat sich bei mir zur Modellierung von Prozessen ein Vorgehen etabliert, was auch dir die Arbeit erleichtern kann.

    1. Ich beginne meist mit den sogenannten Swimlanes & Pools, die entsprechende Verantwortlichkeiten repräsentieren.
    2. Danach geht es um das Startereignis eines Prozesses und die entsprechenden Aktivitäten sowie das bzw. die End-Ereignisse. Im ersten Moment nach dem Motto „straight forward“ – es geht um die Abbildung einer „Standard-Prozess-Abwicklung“, keines Falls um Sonderfälle oder ähnlichem.
    3. Erst wenn der Standardfall steht können Details, Entscheidungen, Prozessvarianten und Co. ergänzt werden. Treu nach dem Motto „vom Groben zum Feinen“.

Du fragst dich mit Sicherheit welche „Shapes“ oder ähnliches im BPMN Standard definiert sind und auch hier möchte ich dich natürlich nicht im Dunkeln stehen lassen. Auf der einen Seite möchte ich dir hier den Link zu meiner YouTube-Video Playlist zukommen lassen. Die Firma Camunda hatte zur Markteinführung des Cloud-Produkts ‚Cawemo‘ ein paar gute, einleitende Videos produziert, die die einzelnen Shapes und Objekte sowie die Bedienung der Camunda BPMN Produkte erläutern. Durch diese 5 Videos erhälst du einen guten ersten Eindruck.

Videos zur ersten Einführung in die Modellierung von Prozessen mit BPMN 2.0 (YouTube – Englisch)

Ein kleiner Tool-Tipp – der Camunda Modeler

Ich habe sie schon erwähnt – die Firma Camunda. Die sind echt Top und eines rechne ich ihnen sehr hoch an: Es wurde die Entscheidung getroffen das Produkt „Camunda Modeler“ kostenlos (auch zur kommerziellen Nutzung) zur Verfügung zu stellen. 

Camunda Modeler (das Tool ist für quasi alle Betriebssysteme verfügbar)

Dieses kleine Tool kann fast alles, was du brauchst um einen Prozess mit BPMN 2.0 zu modellieren. Sogar der Export und Import entsprechender Prozessmodelle funktioniert super, sodass ich mir den Tagesalltag ohne dieses kleine Hilfsmittel gar nicht mehr vorstellen kann. Es ist also quasi ein Teil des Schweizer Taschenmessers im heutigen Prozessmanagement 😉

Implementierung in IT-Systemen

Noch ein paar Worte zu BPMN und den Vorteilen bei der Implementierung von Prozessen in IT-Systemen: Du kannst dir sicherlich vorstellen, dass es bei großen Projekten mit vielen Beteiligten oftmals zu unterschiedlichen Ansichten bzgl. der Unternehmensabläufe kommt. Die Kollegen der IT sind daran interessiert alle notwendigen Details in Erfahrung zu bringen, um ein IT-System entsprechend zu konfigurieren und die beteiligten Kollegen aus dem Fachbereich möchte ihre Abläufe bestmöglich unterstützt haben. BPMN 2.0 wird bereits bei vielen ERP-Projekten eingesetzt. So besitzt beispielsweise der SAP Solution Manager mittlerweile auch Funktionen zur Prozessmodellierung in BPMN. Die enthaltenen Shapes eines Prozessmodells können mit vielerlei Attributen ergänzt werden, die bspw. wiederum für die Simulation von Prozessen genutzt werden können. Stell dir vor: Endlich eine Notation für alle Beteiligten zur Systemkonfiguration, aber auch für Einarbeitungs- und / oder Schulungszwecke. Ein großes Plus für das Thema „Business- & IT-Alignment“.

Doch ein Hinweis: Gerade für die Zwecke der Prozessautomatisierung bzw. Implementierung von Prozessen in IT-Systemen ist es wichtig, die Notation (Syntax und Semantik) zu kennen und sorgfältige Prozessmodelle zu gestalten und zu nutzen. Hier kommt mein nächster Tipp für dich ins Spiel.

Für die Extrameile – self-paced Kurs des Hasso-Plattner-Instituts (openHPI)

Vielleicht gehörst du zu denjenigen, die immer mal wieder an Angeboten im Internet interessiert sind. MOOC’s sind sogenannte „Massive Open Online Courses“ auf wissenschaftlicher Basis. Es ist nicht einfach für Themen des Prozessmanagements gute und qualitativ hochwertige Onlineangebote zu finden, doch das Hasso-Plattner-Institut hat ein solches Angebot im Portfolio.

Der Kurs „Business Processes: Modeling, Simulation, Execution“ von Prof. Dr. Mathias Weske wurde 2019 aktualisiert zur kostenfreien Verfügung gestellt. Alles was du tun musst, ist dich bei der openHPI zu registrieren und dich in den Kurs einzuschreiben. Unter folgendem Link kannst du dir weitere Infos zu diesem Online-Kurs einholen.

https://open.hpi.de/courses/bpm2019

Mein Fazit zu diesem Kurs:

Ein gelungener Online-Kurs für Professionals, die mehr über BPMN und Prozessmodellierung, -simulation und -ausführung in Erfahrung bringen möchten. Der Kurs kommt aus der Ecke der Computer-Wissenschaften und greift deshalb vielerlei „Digitalisierungsaspekte“ auf. Im Kurs werden der Signavio Process Manager sowie die Process Engine von Camunda aufgegriffen, sodass neben den theoretischen Inhalten (die aber an guten Beispielen erläutert werden) ein Einblick in gängige BPM-Systeme geben wird. Ich kann dir die Teilnahme nur empfehlen!

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