Ein Prozessportal ist wie ein befestigter Hafen, der auch in stürmischen Zeiten Sicherheit für Schiffe und die vielen Seeleute bietet. Natürlich im übertragenen Sinne. Bei der Arbeit im Prozessmanagement müssen vielerlei Informationen zu Prozesse, Kennzahlen, der Historie oder aktuellen Projekten gespeichert, aufbereitet und zur Verfügung gestellt werden. Weshalb es also so wichtig ist, sich mit der Einführung und Nutzung eines Prozessportals zu beschäftigen, erfahrt ihr in diesem Beitrag.

Allein der Begriff „Prozessportal“ mag für den ein oder anderen von euch neu sein. Klassischer Weise spricht man innerhalb der BPM-Projekte, den Prozessmanagement-Initiativen eher von BPM-Suite oder IT-Tool für die Modellierung von Prozessen. Doch durch diese Betrachtung gehen einige, sehr wichtige Aspekte in den Diskussionen oftmals unter.

Und ein ganz wichtiger Aspekt fehlt aus meiner Sicht bei dieser Betrachtung noch: Ein Prozessportal ist die Kollaborationsplattform für alle Beteiligten im Prozessmanagement.

Gerade in der heutigen, verteilten Arbeitswelt, in der es mehr und mehr um eine zeit- und ortsunabhängige Arbeit – sowie Verfügbarkeit von Informationen – geht, ist das Prozessportal zentrale Anlaufstelle, um Neuigkeiten in Erfahrung zu bringen, Kommentare und die gemeinsame Modellierung von Prozessen zu unterstützen sowie schnell und flexibel auf Veränderungen reagieren zu können.

Nur durch ein interaktives, benutzerfreundliches Prozessportal lässt sich der bisherige, oftmals „dokumentbasierte“ Charakter hin zu einer agileren Arbeitskultur im Prozessmanagement verändern.

Grundfunktionen

Die Grundfunktionen eines Prozessportals sind somit:

• • Kollaborative Erstellung von Prozessmodellen (Modellierung)
  • Proaktive Veröffentlichung der erstellten Prozessmodelle
  • die Möglichkeit Kommentare und Feedback zu Prozessen oder einzelnen Schritten zu hinterlassen (diese Möglichkeit sollte allen Mitarbeitern eingeräumt werden)
  • Neuigkeiten und weitere Details zu Prozessen (bspw. Informationen zu Kennzahlen oder Arbeitsanweisungen) und im gesamten Prozessmanagement (bspw. neue Rollen, zentrale Veranstaltungen) platzieren zu können
  • Wissensmanagementfunktionen zur Verfügung zu stellen bspw. um den Aufbau einer Best-Practice Datenbank zu unterstützen
  • Trainingsunterlagen (bspw. IT-Schulungsunterlagen) bereitstellen
  • ggfs. e-learning Möglichkeiten zur Verfügung stellen, was speziell im internationalen Kontext die Einarbeitung neuer Mitarbeiter unterstützt

Das folgende Video zeigt meines Erachtens ganz gut auf, welche Vorteile sich im Detail aus der Nutzung eines Prozessportals ergeben und warum es auch einen Zusammenhang mit der Harmonisierung der IT-Landschaft gibt.

Das gezeigte Produkt – der Collaboration Hub von Signavio – ist auf dem Markt dabei mit Sicherheit ein Mercedes unter den BPM-Suites:

Ich möchte keinesfalls Werbung für ein bestimmtes IT-Produkt machen und an dieser Stelle schon gar nicht eine entsprechende Software-Auswahl betreiben. Allerdings möchte ich euch auch ans Herzen legen, dass es nicht immer teuer sein muss ein passendes Prozessportal aufzusetzen. Viele der oben genannten Funktionen lassen sich mit Sicherheit auch über den Einsatz von Open-Source-Komponenten realisieren.

Informationsgleichstand & KVP = der Weg zur Prozessorganisation

Stets mit aktuellen Informationen arbeiten zu können, über ein webbasiertes Prozessportal, unterstützt dich und deine Organisation enorm dabei eine kontinuierliche Verbesserung in der Organisation, in den einzelnen Abteilungen sowie den spezifischen Prozessen zu realisieren.

Stell dir vor die Informationen lägen nur in Form von starren Visio Zeichnungen und Word-Dokumenten vor: Du weißt wie schnell die Informationen schon wieder „veraltet“ sind bzw. sich notwendige Aktualisierungen ergeben, die oftmals nicht nachgepflegt werden. Das Resultat dieser Arbeitsweise: pures Informationschaos und lokale Ablage der relevanten Informationen.

Um diesen Effekt vorzubeugen bedarf es natürlich auch einer regelmäßigen Pflege des Prozessportals. Je attraktiver dieses gestaltet ist, um so größer ist die Akzeptanz innerhalb der Anwendergemeinschaft und um so eher stellen sich die positiven Effekte ein und der Weg zur wirklichen Prozessorganisation wird dadurch geebnet.

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