Immer noch begegne ich vielen Menschen, denen diese simple, aber durchaus sehr zielführende Prozessmanagement-Methode nichts sagt – das muss sich ändern!

SIPOC steht dabei für die Anfangsbuchstaben der fünf Wörter „Supplier“, „Input“, „Process“, „Output“ und „Customer“. Die Methode an sich entstammt dem Lean Management sowie den Six Sigma Ansätzen zur Prozessoptimierung.

In diesem Beitrag möchte ich dir die SIPOC-Methode näher vorstellen und aufzeigen, warum sie einfach so oft unterschätzt links liegen gelassen wird, obwohl sie meines Erachtens immer ein großes Potential – gerade auch in Zeiten physisch verteilter Teams – bietet.

Anwendungsfälle der SIPOC Methode

Bevor ich dir die Methode im Detail vorstelle, lass mich dir kurz die Anwendungsfälle umreißen, in denen du diese Methode anwenden kannst und auch solltest, denn SIPOC ist besonders gut geeignet:

    • wenn du dir (im Team) rasch einen groben Überblick über den Prozess mit seinen relevantesten Bestandteilen verschaffen möchtest
    • als Einstiegsmöglichkeit für jegliche Art von Optimierungsvorhaben (und damit auch bei jeglicher Art von Projekten)
    • um (im Team) ein gemeinsames Grundverständnis über die relevanten Schnittstellen zu Lieferanten & Kunden, erforderlichen Prozessschritten, notwendigen Inputs und gewünschten Outputs zu erlangen
    • um eine einfache Prozess-Dokumentation zu erstellen
    • um eine Abgrenzung der zu untersuchenden Prozessschritte innerhalb einer größeren Prozesskette vorzunehmen
Zur Methode im Allgemeinen

Bei der SIPOC Methode geht es darum einen Prozess in 5 bis 7 Prozessschritten zu beschreiben. Das klingt für dich im ersten Moment bestimmt simpel, doch hier ist schon die erste Vorsicht geboten. Denn bei dieser Methode geht es wirklich nicht um eine detaillierte Prozessanalyse, sondern wie oben genannt viel eher um einen groben Überblick. Je größer und komplexer der betrachtete Prozess also ist, um so wichtiger wird die passende Abstraktion der aufgeführten Prozessschritte – hier lauert unbewusst die Gefahr, dass du dich bspw. in den Diskussionen mit deinem Team verfängst. Aber keine Sorge. Ich möchte dir hier ein paar Tricks zeigen, um dieser Gefahr zu entgehen.

Die SIPOC Methode wird meist in Tabellenform durchgeführt
Das Vorgehen

Lass uns nun ein Blick auf das Vorgehen werfen. Die Darstellung eines SIPOC’s erfolgt  typischerweise in Tabellenform. Es handelt sich um einen einfachen Aufbau aus fünf Spalten und wie oben genannt 5 – 7 Zeilen für die einzelnen Prozessschritte (exkl. Überschriften versteht sich).

Schritt 1 – Tabelle aufsetzen

Klar, bevor du loslegen kannst solltest du dich vorbereiten. Beispielsweise durch Anlage einer entsprechenden Tabelle in Excel oder Vorbereitung einer Pinnwand mit Karten. Auch in der virtuellen Arbeitswelt lässt sich der SIPOC sehr gut mit Hilfe von Tools wie Conceptboard, Miro oder Mural umsetzen. Viele Anbieter haben entsprechende Templates in ihrem Portfolio, die du ganz einfach auswählen und nutzen kannst. Ein Beispiel von Miro: 

MIRO Template für eine sehr einfache SIPOC Anwendung
Schritt 2 – der Prozessablauf

Ich empfehle dir mit der Beschreibung der relevanten Prozessschritte (mittlere Spalte) zu beginnen. Fasse Schritte zusammen, die bspw. in der gleichen Verantwortlichkeit liegen oder suche gemeinsam im Team nach passenden Bezeichnungen für ganze Gruppen von Prozessschritten. Konzentriert euch hierbei auf das wirklich Wesentliche und einen „straight-forward-Ansatz“, denn einer der wenigen Nachteile des SIPOC’s ist, dass sich parallel stattfindende Prozessschritte nur sehr schlecht darstellen / berücksichtigen lassen. Es ist ein ganz normales Phänomen, dass wir Menschen bei Diskussionen im Team oftmals gern Sonderfälle als „den Standard“ annehmen. Hier bist du als Moderator während der SIPOC Erarbeitung immer wieder gefragt, um zu hinterfragen, ob es sich wirklich um den Standardablauf oder einen Sonderfall handelt, der eventuell nur vier mal im Jahr vorkommt. Nicht die Ausnahmen sondern die Standardfälle sollten in deinem SIPOC landen.

Schritt 3 – Zeilenweise um Output, Customer, Input und Supplier ergänzen

Nun lassen sich die fehlenden Informationen zeilenweise ergänzen. Achte hierbei darauf, dass du dich / dass sich das Team im ersten Schritt auf die Ergebnisse der genannten Prozessschritte fokussiert, also die Angaben innerhalb der Spalten Output und Customer (beiden rechten Spalten in der Tabelle).

Die zu beantwortenden Fragen je Zeile lauten also:

    • Was ist das Ergebnis / der Output des jeweiligen Prozessschritts?
    • Für wen ist dieser Output / dieses Ergebnis relevant? Wer ist der jeweilige Kunde?

Wenn diese Angaben sitzen, lassen sich die Informationen zum benötigten Input und den jeweiligen Lieferanten (linken Spalten der Tabelle) ganz leicht ergänzen.

Auf der Website „Lean Production Expert“ kannst du ebenfalls eine kurze Anleitung zur Anfertigung eines SIPOC’s einsehen. Klicke einfach auf folgenden Link.

Einfach. Immer. Unterschätzt.

Du siehst schon – eigentlich ein simples Ding, eine Tabelle mit 7 Zeilen oder eine (virtuelle) Pinnwand mit 5 Spalten – doch woran hapert es? 

Den größten Nachteil und die vorhandene Schwierigkeit habe ich dir schon mitgeteilt. Es war die eher ungeeignete Form eine detaillierte Analyse durchführen zu können, speziell bei parallel laufenden Aktivitäten und die Schwierigkeit im Team einen gemeinsamen Nenner für die 5 – 7 relevantesten Schritte zu finden.

Aber Hej!
Viel wichtiger sind doch die Vorteile der Methode und diese sind bspw.:

    • die Methode ist einfach zu verstehen, es bedarf eigentlich keiner großen Schulung
    • durch Anwendung entsteht ein gemeinsames Verständnis über den Betrachtungsgegenstand – also den Prozess, der in der eigenen Arbeit nun weiter Berücksichtigung finden muss
    • die Identifikation der richtigen und wichtigsten Beteiligten am Prozess (Schnittstellen, speziell zu Lieferanten und Kunden)
    • die Notwendigkeit sich in der heutigen Zeit auf das Wesentliche zu fokussieren (denn weniger ist oftmals mehr)
    • die uneingeschränkte Anwendbarkeit in Teams, in Projekten, ja sogar im ganzen Unternehmen

Die Liste der Vorteile ist mit Sicherheit noch nicht vollständig, aber ich denke du siehst schon, dass es sich für dich lohnen kann beim nächsten Projekt / bei der nächsten Problemlösung auf diese Methode zurück zu greifen und dessen Vorteile zu deinem Nutzen zu machen.

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